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Riprendiamo il discorso sulla gestione avanzata della stampa unione: oggi proveremo a combinarla con INCLUDETEXT.

INCLUDETEXT è un campo che permette di inserire in un file Word testo proveniente da un atro file. Se combiniamo questo campo con una regola IF della stampa unione, potremmo includere in un documento testi diversi a seconda se si verifica o meno una determinata condizione.

Noi proponiamo un esempio semplice in cui diversifichiamo il testo mostrato a seconda del SESSO dei nostri contatti (usiamo il file con i dati già usato in altri esempi sulla stampa unione), ma voi potete implementare qualsiasi altro scenario.

Per svolgere l’esercizio abbiamo preparto due file (li trovate allegate a questo post) TestoPerFemmine.docx e TestoPerMaschi.docx da caricare rispettivamente se la lettera è indirizzata ad una persona per cui il campo SESSO è F o M.

Per prima cosa vediamo come realizzare un INCLUDETEXT indipendentemente dalla stampa unione.

Scegliete Inserisci > Testo > Parti rapide > Campo.

Nella finestra che vedrete scegliete il campo INCLUDETEXT, quindi specificate il nome del file da caricare, completo di percorso, nella casella Nome file o URL:

Premete OK per completare.

Word vi mostrerà il testo del file che avete caricato, se premete ALT + F9 vedrete il codice del campo che inserisce il testo da un altro file

Per tornare al nostro caso, dopo aver collegato il file Word alla sorgente dati Excel, avete due possibilità:

  • creare 2 campi INCLUDETEXT per gestire i due casi (SESSO=”M”, SESSO=”F”), creare la regola IF con dei testi segnaposto per i campi INCLUDETEXT, poi visualizzare i codici di campo (ALT + F9), quindi, mediante copia/incolla (un po’ come abbiamo fatto per gli IF annidati) sostituire al testo segnaposto i campi INCLUDETEXT;
  • procedere alla creazione manuale dei campi.

Dato che la prima soluzione è molto simile a quella già vista in un altro post, qui procederò con la seconda.

La regola fondamentale e base è che tutte le parentesi graffe che racchiudono il campo NON vanno digitate a mano, ma inserite mediante la combinazione di tasti CTRL + F9

Il codice da scrivere è affine al seguente

{ IF { MERGEFIELD Sesso } ="F" {INCLUDETEXT C:\\Femmine.docx} {INCLUDETEXT C:\\Femmine.docx} }

Per vedere il risultato del vostro campo usate la solita combinazione di tasti ALT + F9.

Se vi dovesse capitare di non vedere nulla (a me è capitato più volte) visualizzate il codice di campo o comunque ponetevi nel punto del documento dove c’è il campo, fate clic col tasto destro del mouse e scegliete Aggiorna campo. A questo punto (se necessario dopo aver premuto ALT + F9) il campo dovrebbe comportarsi correttamente.

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