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Nel post di oggi vogliamo parlare delle regole IF nella stampa unione di Word.

Queste regole permettono di completare l’unione in modo diverso a seconda di una condizione. Nel loro uso più semplice, ad esempio, permettono di personalizzare una lettera a seconda del sesso del destinatario.

Immaginiamo di avere i dati che seguono e di volere inviare la medesima lettera a tutte le persone dell’elenco, usando la formula Egregio signore per le persone di sesso maschile e Gentile signora per le donne.

Nome

Cognome

Indirizzo

Città

CAP

Provincia

Sesso

Anna

Sarpi

via Galli 12

Pavia

27100

PV

F

Alberto

Angelis

via Nenni 3

Certosa di Pavia

27012

PV

M

Alfredo

Bonni

via Garibaldi 14

Alagna Lomellina

27020

PV

M

Giuseppe

Calvi

Piazza Dante

Trovo

27020

PV

M

Claudio

Corsi

via Loreto 34

Borgarello

27010

PV

M

Francesco

Alfa

viale Leopardi

Zavattarello

27059

PV

 

Fernando

Cordoba

Piazza Botta

Mede

27035

PV

M

Giovanna

Ferri

viale Matteotti 12

Vigevano

27029

PV

F

 

Dopo aver selezionato il file che contiene questi dati (se non volete riscriverli trovate un file Excel pronto allegato a questo post) come origine dati per la stampa unione, siamo pronti per creare la regola.

Scegliete Lettere > Inserisci campi > Regole > If, vedrete la finestra che segue. Compilatela come la vedete nella figura.

 

In pratica, stiamo dicendo a Word che, se il campo unione Sesso contiene il valore M, deve inserire il testo Egregio signore, altrimenti Gentile signora. Fate clic su Ok per proseguire.

A questo potete aggiungere gli altri campi unione per completare l’indirizzo, come già sapete.

Se effettuate l’unione o mostrate l’anteprima dell’unione, vedrete le scritte di saluto differenziate per sesso!

Il nostro esercizio ha un difetto: dove manca il sesso nell’elenco Excel (Francesco Alfa) viene mostrata la scritta Gentile signora, questo perché il valore del campo Sesso non è M.

Word non dispone di un modo semplice per gestire una doppia (o multipla) condizione. Nel post della prossima settimana, vedremo come gestire la cosa.

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