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Mentre Office 2010 contiene in modo nativo gli strumenti per la conversione in PDF, per fare la stessa cosa con Office 2007 occorre installare (gratuitamente) il componente apposito.

 

Potete scaricare questo componente dal sito Microsoft.

Da questa pagina, premete il pulsante Scarica per avviare il download del componente.

Una volta salvato il file eseguibile di questo componente (SaveAsPDFandXPS.exe), fate doppio clic su di esso per avviare l'installazione. Quando l'installazione è terminata, potete usare lo strumento di conversione in PDF direttamente dall'interno dei programmi Office.

In Excel, Word e PowerPoint la procedura è identica. Ecco come procedere:

  1. Aprite il file da convertire.
  2. Aprite il menu del pulsante Microsoft Office.
  3. Premete la freccina relativa alla voce Salva con nome, quindi scegliete PDF o XPS. Office vi mostrerà la finestra Pubblica come PDF o XPS.
  4. Dall'elenco a discesa Tipo file, scegliete PDF.
  5. Premete il pulsante Pubblica per avviare la creazione del file PDF.

La finestra Pubblica come PDF o XPS  vi permette di stabilire le impostazioni per la qualità del file PDF che state creando.

Per la verità, il controllo che vi viene concesso è minimo, infatti, potete scegliere fra due sole opzioni:

  • Standard (pubblicazione in linea e stampa)
  • Dimensioni minime (pubblicazione in linea)

Se i vostri documenti contengono delle immagini, nel primo caso le immagini conservano una migliore qualità, nel secondo l'immagine perde di risoluzione per ottenere un file più piccolo. Non potete controllare la quantità di questa perdita di qualità, ma dovete accettarla così come è.

Un rapido cenno va fatto al discorso dei font. Quando convertite un documento in PDF, al suo interno, qualsiasi opzione scegliate, vengono incorporati i font utilizzati per il testo del documento stesso.

La finestra Pubblica come PDF o XPS presenta anche il pulsante Opzioni che vi permette aprire la finestra Opzioni nella quale potrete stabilire quali parti del file salvare in PDF, proprio come, quando stampate, potete decidere quali pagine, diapositive, celle stampare.

Per concludere va fatto un rapido cenno alla conversione in PDF da Access. Naturalmente, non è possibile convertire in PDF un intero database, ma si possono convertire le singole parti. Dunque, prima di avviare la conversione, dovete prima aprire l'oggetto database che volete salvare (tabella, maschera, report o query che sia), poi potete aprire il menu del pulsante Microsoft Office e fare clic sulla freccina posta accanto alla voce Salva con nome. Nel relativo sottomenu, nella sezione Salva oggetto database corrente scegliete PDF o XPS.

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